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優先順位と絞り込み!タスク山盛りでもフリーズしない2つの思考

余裕のある美女

昨日できなかった繰り越しタスクに新しいタスクが乗っかって、もはや何から手をつければ良いのか分からなくなっている。

やるべきことが多すぎて、気持ちだけが焦ってしまう。

優先順位をつけられないまま、時間だけが過ぎていく…。

「やることてんこ盛りだ…何から片付けようか」

「やっぱり、昨日の繰り越し分からだな」

「いや、今日のこのタスクも急ぎだしな」

「ああ、あれもやらなきゃな…」

「…う~ん。嫌になってきた」

あれもこれもと考えて、結局何も手つかずで1日が終わってしまった。

あなたもこんな経験ありませんか?

この記事では、そんな現状を打破する具体策を綴りました。

やることが多すぎると陥りがちな罠

両目を隠す子供

集中しないまま、とりあえず少しずついろんなものを散らかしてあとから振り返ると、結局どれもロクに進んでいない。

どれもこれもが中途半端で結局どれも間に合わなかった…。

人間は何故かやるべきことが多すぎると、「いっぺん」に片付けようとする傾向があります。

でも、基本的に一度に処理できるのは一つの作業だけです。

2つ以上のタスクを同時進行したほうが作業効率が上がる人、仕事のクオリティが上がるという人はほとんどいないはずです。

あなたのデスクにもいろんな資料が散らかっていませんか?たくさんのウインドウが開きっぱなしのPCみたいに。

ボクサーのアッパーカット

当たり前のたとえ話ですが、

どんなに強いボクサーでも1対10で試合をしたら負けるのです。

誰に集中してよいか分からず、結局誰にも集中できずボコボコにされます。

そうではなくて、「1対1で10回戦やる」というのが正しい発想です。

さらに、「分散した力は弱い」ということを覚えておいてください。

クオリティを上げたかったら「一点集中」が絶対です。

ただやみくもに手をつけて全部を散らかすのではなく、作業を始める前に、まず1対1に持ち込むこと(選択)が必要です。

ビジネスの世界でも結果を出すために「選択と集中」という考え方が重視されています。

選択と集中とは、読んで字のごとく「領域を選択して、そこに資源を集中的に投下する戦略」のことです。

この経営戦略は、個人が抱えるタスク処理にもそのまま使えます。

タスク管理における選択と集中には2つのポイントがあります。それが「優先順位」と「絞り込み」です。

次章では優先順位のつけかたを解説します。

1.作業に優先順位をつける

優先順位をつける際には2つの指標があります。それが、「緊急度」と「重要度」です。

  1. 緊急度(高)×重要度(高)→優先順位1番
  2. 緊急度(高)×重要度(低)→同2番
  3. 緊急度(低)×重要度(高)→同3番
  4. 緊急度(低)×重要度(低)→同4番

優先順位のマトリクス

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優先順位をつけたら、まずは一つめの作業に集中します。それが済んだら、また次の一つの作業に集中します。

タスク処理というのはシンプルに、この繰り返しです。くれぐれも、相手にするのは「一度に一つ」が原則です。

重要なのは、今、目の前のその作業をやっている間は他のタスクは存在しないかのように打ち込むことです。

最初のうちは、他のタスクが気になり集中できないかもしれません。でも、それも続けていると慣れてくるものです。

あなたのよく行くコンビニのドリンクコーナーを思い出してください。棚の中から一番手前の1本を取ると、次の1本が一番手前に出てきますね。

優先順位をつけて並べられたタスクはちょうどそんな感じです。いつも一番手前のひとつだけを見ていればいいのです。

前述の基準で優先順位をつけたあとは「今、ここ」に集中することが大切です。

2.無理な作業量を詰め込み過ぎない

もうひとつ大切なことは、そもそも計画の段階であれもこれもと手を出すのではなく、絞り込むことです。

「あれもこれも」ではなく、「あれかこれか」です。

「あれもやらなきゃ!」

「ああそうだ!これもやらなきゃ」

「そうそう。それもやらなきゃ!」

「ああ、全部できるかな。忙しいな…」

こんなふうに1日の予定を詰め込み過ぎる人がいます。「どう考えても1日じゃ無理でしょ?」っていうくらいの仕事量を。

3日分くらいの仕事量を1日の予定に詰め込んでいるのに、それが1日で全部終わらないことを嘆いている。

「能力が足りない」といっては自分を責める。

これではあまりに苦しく、モチベーションは下がる一方です。どこまでいっても自分が頑張ってるとは思えず、自分を認められないのですから。

一度に全部を終わらせようとしなくていいんですよ。

3日分の仕事には、やはり3日かかるんです。どう考えても1日では無理です。

タスク管理は食事と似ている

食べ過ぎた男性

メチャメチャお腹が減ってるときに店に食べに行くと、あれもこれも食べたくなってたいてい注文しすぎます。

メチャメチャお腹が減ってるときにコンビニに行くと、あれもこれも食べたくなってたいてい買いすぎます。そして、たいていは後悔することになります。

仕事のスケジュールもこれと似ています。

1日の予定も腹八分にしておくべきです。最初から満腹になるほどの量を予定しないこと。

だってどんなイレギュラーがあるか分からないから。満腹だったら、それ以上対応しようがないのです。

まとめ

何か一つでもあなたのヒントになっていれば幸いです。

復習用に優先順位付けの解説動画もつくってみました。優先順位がさえつけば、あとは上から順番に片づければいいのです。

最後に、要点をカンタンにまとめておきますね。やることがありすぎてどうしていいかわからない人は…

  1. 一度に片付けようと思わないこと(1対10では負ける)
  2. 2つの指標からタスクに優先順位をつける
  3. 優先順位をつけたらジュースの棚の要領でやる
  4. そもそも仕事の予定は腹8分にして詰め込み過ぎない

そしてなにより「100点満点」を目指さないことです。

あなたの今日がほんの少しストレスフリーに近づくことを願って。

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